運用管理
Microsoft Teamsは個別チャットやグループチャットを活用すれば、オンライン会議サービスの中でも利便性が高いツールと言えるでしょう。
しかし
といった経験もあるのではないでしょうか。
会議があったり他の業務中でMicrosoft Teamsが確認できなかったりといった仕方のない場合もあります。
しかし、単純に気付かず丸1日経ってしまった場合、至急対応が必要なケースや重要な案件だったと相手や周りに多大な迷惑をかけることに繋がってしまいます。
そのような事態にならないためにMicrosoft Teamsの通知に気づきやすくするための設定方法や対処方法についてご紹介します。
Microsoft Teamsは、2017年に正式版がリリースされたチームコラボレーションツールです。
Microsoft 365（旧Offiice 365）を契約するとほとんどのプランにTeamsが含まれており、個人でも利用することができます。
Microsoft teamsの特徴として、次のような点が挙げられます。
Microsoft Teamsの第一の特徴は、Word、Excel、PowerPoint、Outlookなどといった、Microsoft 365のツールと連携できること。
チャットでは過去のやり取りを素早く検索できますが、Microsoft Teamsでは、アップロードした各種ファイル（ファイル共有）にもいつでもアクセスして作業できるようになっています。
さらにモバイルアプリにも対応しているので、移動中でもチームのやり取りに手軽に参加できます。
権限を持ったユーザーであれば、Microsoft Teams内に複数の「チーム」を作成することができます。
プロジェクトごとに参加するメンバーを限定することもでき、部署や所属企業が違っていても同じチームのメンバーとして扱うことができます。
また、Microsoft Teamsには、ビデオ会議機能や通話機能といったコミュニケーションツールも含まれています。
ビデオ会議ではZoom、チャットはSlackというように、ツールを使い分ける必要はありません。
さらに、他言語の相手とチャットする際には、翻訳機能を使うこともできます。
Microsoft Teamsはマイクロソフトが定期的にアップデートしているので、常に最新の状態を保つことも可能です。
業務効率化に大きく貢献するだけでなく、セキュリティも堅牢なツールだと言えるでしょう。
一方で、問題点や課題もいくつか存在します。
特にリモートワークが普及するようになって、メール通知に気づかない・気づけないという問題が出てくるようになりました。
同じ社内にいれば、メール通知を送った後で声掛けをすればすぐに見てもらえますが、リモートワークではそれができません。
そこで手軽なチャットで「送ったよ」と知らせるわけです。イメージとしては、パトランプのような使い方でしょうか。
システム運用管理の現場で言えば、「アラートが来たよ」「承認依頼が来たよ」といったメッセージになるでしょう。
このやり方はなかなか有効です。
ただし、チャットを操作するひと手間が増えてしまいます。
また、後で活用するために記録を残そうとすると、さらに手間がかかります。
加えて、チャットには「情報が流れていってしまう」「業務に関係ないやり取りも残る」といったデメリットもあります。
関係ないやり取りに紛れて肝心なチャットに気づかなければ、エスカレーションから対応までにタイムラグができてしまいます。
本項目ではMicrosoft Teamsの通知の設定方法について解説していきます。
もしメッセージを受信しても通知がない場合、まずは設定の確認を行いましょう。
確認方法はMicrosoft Teamsの右上に表示されている「・・・」（3点リーダー）から「設定」を選択し「通知とアクティビティ」へ進みます。
そうすると「一般」、「チャットとチャネル」、「会議」、「カレンダー」、「アプリ」の5つの項目が表示されますので、通知の必要な設定がオフになっていれば設定の切り替えが必要です。
もし上記設定を行っても通知が来ない場合、チャネルの通知が設定されていない可能性が考えられます。
こちらは、初期設定ではメッセージを受信しても通知しない設定になっているため注意が必要です。
チャネル通知の設定方法は、チーム名の下にある「一般」内の右上に表示されている「・・・」（3点リーダー）から「設定」を選択し、「チャネルの通知」へと進みます。
「チャネルの通知」を選択すると「チャネル通知の設定」の画面に切り替わりますので、「すべての新しい投稿」と「チャネルのメンション」の項目を確認し、オフになっていれば設定を変更して保存をすれば完了です。
次にMicrosoft Teamsのデスクトップアプリの利用について紹介します。
Microsoft Teamsの通知設定を行っても、最小化だと通知が行われないなど通知の表示において不安な部分もあるのではないでしょうか。
もしブラウザでの利用に不安があればデスクトップアプリを利用することもおすすめです。
利用方法は、Microsoft Teamsの右上にある自身のプロフィールアイコンから「デスクトップアプリをダウンロード」を選択しダウンロードします。
もし「デスクトップアプリをダウンロード」がない場合でも、Microsoft Teams公式サイトからWindows、Mac OSどちらもダウンロードが可能です。
Windowsの場合はMicrosoft Teams公式サイトを開き、ファーストビューにある「今すぐダウンロード」を選択します。
この時ファーストビューにある「デスクトップ用のアプリをダウンロード」を選択しないよう注意してください。
選択するとTeamsのダウンロードページに切り替わりますので、「Windows デスクトップ用 Microsoft Teams のダウンロードはこちらから」が表示されるまで下へスクロールします。
テキストが表示されたらその下に「家庭向け」と「職場/学校向け」の2種類のTeamsがありますが、基本的にはチームが利用している方をダウンロードしましょう。
Mac OSの場合も、Windowsの手順と同じようにMicrosoft Teamsの公式サイトからダウンロードページまで進みます。
下へスクロールし、「Macデスクトップ用 Microsoft Teams のダウンロードはこちらから」にある「新しいTeamsをダウンロード」を選択すれば完了です。
こちらではMicrosoft Teamsのスマホアプリへの通知方法について紹介します。
スマホアプリを活用することにより、さらに通知に気づきやすくなるでしょう。
まずはお使いのスマ―トフォン（AndroidならGoogle Playから、iOSならApp Store）から「Microsoft Teams」のアプリをインストールしてください。
インストールが完了したらMicrosoftアカウントでアプリにログインし、「Teams」をタップします。
次に左上にある自身のアイコンをタップし、メニューにある「通知」を選択します。
通知設定画面内に「全般的なアクティビティ」の項目がありますのでそちらをタップし、「メンション」をオンすると設定は完了です。
Microsoft Teams(Webhook)の場合は、「チャネル」もオンにしておきましょう。
また、通知をブロックする条件の設定や通知が来た際の着信音などもこの画面で設定が可能です。
最後にMicrosoft Teamsの通知の種類について紹介します。
チャットやメンションなどをされた際の通知の種類は次の3つです。
一つずつ順番に解説していきます。
1つ目はアクティビティでの通知です。
これは、Teams内の左上に表示されています。
アクティビティにはチームやチャネルで起きていることや新しい情報などが順番に並び、かつ通知が溜まる場所です。
アクティビティに未読のものがあれば、そこに赤いバッジが付き、バッジ内に未読件数の数字が表示されます。
設定により、すべてを表示したり未読のみ表示したりなど表示方法を切り分けることも可能です。
2つ目はバナー（ポップアップ）による通知です。
チャットやメンションなどされた際、PCの画面上に通知の表示が可能です。
WindowsとMac OSでは表示のされ方が異なり、Windowsの場合は画面の右下にバナーが表示され、そこをクリックすることでアクションセンターに移動します。
Mac OSでは画面の右上にこれらが表示され、クリックすることでコントロール センターに移動します。
ただしネット上でMicrosoft Teamsを使用している場合、ブラウザによってはTeamsを開いているタブにのみ通知が表示される場合があるため注意しましょう。
またデスクトップ通知にメッセージを表示するかどうかを決めることもできます。「 設定」から「通知」を選択し「メッセージ プレビューの表示」へ移動、そこで変更が可能です。
ブラウザ版とデスクトップ版のTeamsアプリでは、バナーは同じように表示されますが、先にデスクトップ通知をオンにしておく必要があります。
最後の3つ目はメールへの通知です。
Microsoft 365からサインアウトした後や、不在でMicrosoft Teamsの確認ができない時に受信したチャットやメンションなどはメールで通知されます。
しかしメールで送られてはきますが、再度サインインした時にもTeams内の「アクティビティ」、もしくは「バナー」に再表示されます。
SHERPA SUITEはRedmineをベースに開発された、検知・通知系ソリューションと管理系ソリューションから成るOSS（オープンソースソフトウェア）です。
SHERPA SUITEでは次のようなことを自動化できます。
アラート制御、インシデント管理、ジョブ管理などを自動化し、統一されたインターフェースでこなすことが可能なソリューション群となっており、OSSならではのリーズナブルな導入コストを実現しています。
SHERPA SUITEには、様々なオプションの実装やプラグイン開発が可能であるだけでなく、アラートメールを自動で取り込めるため、多種多様なシステムからの通知もシームレスに扱うことができます。
SHERPA SUITEにはコマンド通知機能があります。
これをチャット連携で使用すると、メールと同時にチャットで通知を行うコマンドを実行できるので、チャットを操作する手間が省けます。
チャットにはSHERPA-SM（アラート制御ツール）のURLが付いてくるので、クリックするだけでSHERPA-SMのチケットに登録されます。
SHERPA SUITEはITIL（Information Technology Infrastructure Library）に準拠したシステムになっているので、後に情報を取りだして業務改善に活かすことも容易です。
チャットでインシデント対応をすることも不可能ではありませんが、先に述べたようにチャットは流れてしまうもの。
記録の活用が重要なインシデント対応には向きません。
その点、SHERPA SUITEでは業務効率化まで視野に入れたインシデント対応となっています。
他にも、例えばSHERPA SUITEとチャットツールで別々のログインIDを設定してしまった場合でも、別IDを作ってコマンド通知で連携させたり、重要でない案件でのチケット更新を防ぐために、特定のステータスになった場合にのみチャット通知を行うように設定したり、様々に応用が利きます。
Microsoft TeamsとSHERPA SUITEを組み合わせれば、ワンランク上のコラボレーションと企業全体のパフォーマンスを上げるシステム運用を同時に実現することができるでしょう。
本記事ではMicrosoft Teamsの通知に気づきやすくなる解決策を紹介しました。
オンライン会議サービスの中でも使いやすいツールであるため、活用している企業は多いのではないでしょうか。
しかし通知に気付かず、急ぎの連絡や重要な案件への対応が遅れてしまい、取り返しのつかない事態になってしまう危険性もあります。
そうならないためにも、今回紹介した次の4点を活用してみてください。
これらの確認と対策を行うことで、通知の確認漏れが減少し、見落としによる重大なミスの防止につなげることができるでしょう。
