運用管理
通常であれば、先述したように問合せに対して1件ずつ返信メールを手動で作成して個別に送信しなければなりません。それだけではなく、追加問合せを想定していなかった再問合せメールが届くと、すぐに経緯がわからないために回答までに時間がかかったりすることがあります。これを解決するには、メールを送信した顧客のデータを事前にチケット登録しておけば良いのですが、その作業も人手に頼れば、現場の負担が増えることになります。
SHERPA-SMでは、他システムで作成された顧客データに対しても柔軟に対応できます。
他システムから複数の顧客データをCSVで取り込み、画面より一括送信したい送り先データを抽出すると、送り先毎にユニークな番号を付したチケットが登録されます。
さらに、送り先毎にチケットに紐づく番号を含む送信電文を自動作成して一括で送信し、各チケットのステータスを自動更新します。
再問合せのメールが来た際には、メール件名内のチケットに紐づく番号を元にチケット履歴を確認することで、担当者が代わっても適切な対応を継続することができます。
大量の送り先データを取り込み、採番・チケットの記票から、チケット番号を付与したメール電文の一括送信まで行うことができれば、問合せ業務に携わるオペレーターの負担を大幅に軽減することが可能になります。
これまで見て来たように、SHERPA SUITEを導入すれば、システム運用の作業効率を大幅にアップすることができます。手作業が多かった問合せに対する返信や申請業務などの受付返信を自動化することができます。
管理ルールが明確になることによって、維持管理の効率化を実現することも可能になります。
また、SHERPA-SMには、障害通知に威力を発揮する自動電話通知ソリューションや、同じ対応をするインシデントが複数登録された場合に不要なチケットを一覧画面から一括更新する（ステータスを「終了」に変える）など、他にも多彩な機能が備わっています。オペレーターによる手作業のミスや増大する業務負荷にお悩みであれば、一度導入をご検討いただければ幸いです。
SHERPA-SMの自動メール一括送信機能とは？の記事を読みなおす
