運用管理
メールは多くのビジネス環境で利用されるコミュニケーションツールであり、タスク管理にも効果的に活用できます。
メールを活用したタスク管理の基本は、受信したメールをそのままタスクとして扱うことです。メール本文にタスクの内容や期限が記載されている場合、それをそのままタスクリストとして利用できます。
たとえば、件名にタスク名を記載し、フォルダやラベル機能を使ってカテゴリ分けすることで、タスクの優先順位や進捗状況を簡単に管理できます。受信トレイを整理し、必要なタスクだけを残すことで、視覚的にもタスクの全体像を把握しやすくなります。
メールでのタスク管理を効率化するには、各メーラーに備わった多機能を上手に活用することが大切です。2つ、その具体的な活用方法について詳しく解説します。
メールでタスクを管理する際は、フォルダやラベル機能を活用することで効率が格段に向上します。例えば、「未処理タスク」「優先度高」「完了済み」といったフォルダを作成し、受信メールをそれぞれ適切なフォルダに振り分けます。GmailやOutlookなどのメールサービスでは、自動振り分け機能やフィルタ設定を活用することで、重要なタスクメールを即座に適切な場所に整理することが可能です。また、タスク完了後はフォルダを移動するだけで進捗管理ができるため、煩雑さを軽減できます。このように、フォルダとラベルの運用ルールを明確にすることで、誰でも簡単にメールを使ったタスク管理を始められます。
メールを使ったタスク管理をより効果的にするには、リマインダー機能や外部ツールとの連携を活用すると良いでしょう。多くのメールサービスにはリマインダー機能が内蔵されており、タスクの期限が近づいたときに通知を受け取ることが可能です。また、メールと連携できるタスク管理ツール（例：Todoist、Trello、Asana）を利用することで、メールの内容を直接タスク化し、視覚的に管理できます。さらに、IFTTTやZapierといった自動化ツールを使えば、特定のメールを自動的にタスクリストに追加することも可能です。これにより、メールを起点としたタスク管理がさらに便利で効率的になります。
業務・プライベートをシンプルにするための基本的考え方
統合管理運用ツールの管理者でなくとも、膨大なメールを管理するのに苦労している方は多いと思います。しかも、よく考えてみれば、メール以外にも日々膨大な情報が送られてきてはいないでしょうか。PCに届くメールはもちろん、携帯電話やスマホに届くメール（PCと連動していることもありますが）、紙媒体、留守番電話のメッセージ、ブログやSNSからの通知、ニュースアプリからの通知など、実に様々なメッセージが私達の日常には存在します。
こういった“メッセージをチェックする必要があるもの”は、すべて「受信トレイ」と考えてみましょう。すると私達はいかに多くの「受信トレイ」を使っているかがわかります。何のルールもなく「受信トレイ」を使っていれば、早めに対処すべきものが埋もれてしまったり、対応を忘れてしまったりするでしょう。私達がメッセージに対して効率良く対処するには、ルールを決めておくことが大切なのです。
一方で、仕事でもプライベートでも、「やるべきこと」を管理するためのツールとして「ToDoリスト」があります。ToDoリストはPCにもソフトがありますし、スマホやタブレットでも使えます。もちろん、メモ帳スタイルのものもありますね。
「受信トレイ」とToDoリストは別物です。ところが、意外にうまく使い分けられていない場合があります。その原因は、「受信トレイをToDoリストにしているから」なのです。特にメールでは、この傾向は顕著です。
最近のメーラーは多機能化しています。例えばGmailでは、重要なメールにスターを点けられますし、サードバーティーのメーラーを組み合わせれば、重要なメールを常に表示しておくこともできます。プライベートな目的であれば、「気になること」や「これからすること」のメールを残しておけば、ToDoリストの代わりになりそうです。
しかし、ビジネス用途を考えると、このやり方はお勧めできません。あっという間にスター付きのメールがたまってしまい、混乱するのがオチだからです。ポイントは、処理が必要なタスクは別のToDoリストに記入すること。ToDoリストには「○○のメール参照」と書いておけば、細かい内容はいつでも検索できます。メールそのものはアーカイブしてしまえば、受信トレイには残りません。後は、ToDoリストに書き込んだ内容に注力すれば良いのです。
この考え方は、メール以外の「受信トレイ」でも同じです。Web情報を後で使うのであれば、リーディングリストやEvernoteを利用するのも良いでしょう。
ただし、もう一つ注意点があります。ToDoリストはできるだけまとめましょう。最近は複数のデバイスで同期できるアプリも増えたので、簡単に実現できるはずです。Webやメールと連携できるToDoリストアプリも増えていますが、複数のアプリを使った結果、どのリストに書き込んだのかわからなくなっては本末転倒。まずはメッセージを受け取るだけの「受信トレイ」とToDoリストをきっちり分けることから始めましょう。
（参考：『減らす技術』レオ・バボータ著、ディスカヴァー・トゥエンティワン刊）
シェルパスイート(SHERPA SUITE)は、複雑なタスク管理を簡素化する運用管理ツールです。このツールを活用すれば、メールベースのタスク管理も大幅に効率化できます。たとえば、受信したメールを自動的にタスクとして登録する「チケット機能」を使うことで、手動の転記作業を省き、ヒューマンエラーを防止します。また、タスクには固有のIDが付与されるため、進捗や履歴を一元的に管理でき、対応状況を明確に把握できます。
さらに、シェルパスイート(SHERPA SUITE)の「エスカレーション機能」により、特定の条件下で担当者へ通知が自動送信される仕組みを構築できます。これにより、対応遅延や責任の所在が不明になる問題を未然に防ぎます。また、履歴管理機能を活用すれば、メールベースでのやり取り内容を簡単に追跡できるため、同じ対応を繰り返すことがなくなり、生産性が向上します。
シェルパスイート(SHERPA SUITE)を導入することで、メールをToDoリスト代わりに使う煩雑さから解放され、タスク管理ツールとしての本来の機能を最大限に活用できます。これにより、業務全体の透明性が高まり、重要なタスクの見逃しや非効率なプロセスを削減することが可能です。特に、複数のデバイスやチーム間でリアルタイムに情報を共有したい場合に最適なソリューションとなります。
