脱クラウドも
問い合わせ
業務自動化も
これ一つで。

インストール型
問い合わせ管理ツール

こんなお悩みありませんか？

対応開始に時間がかかる

問い合わせ内容の把握漏れや、起票ミスが起こっている

社内規定によりASPサービスが使用できない

担当者によって回答の質に差が出てしまっている

対応状況を正確に把握できず、思わぬアクシデントが発生している

重要な情報を保有しており、クラウドサービスの導入が難しい

Contact Baseは
問い合わせ業務における

煩雑な作業の
自動化を実現します。

Contact Baseではメール内容を解析し、
該当する担当者に振り分け、
必要な情報を付加して
タスクボードを自動作成します。

*定例業務の回答作業を自動化できる

Contact Baseの特徴

問い合わせ回答前業務を自動化し、素早い対応が可能に

新規の問い合わせから情報を抽出し、チケットを自動的に発行
問い合せ内容により自動振り分けされ、担当別のMy Pageで確認可能
マイページから担当を変更するだけでスムーズな引き継ぎが可能

検索機能やワークフロー機能で回答業務を効率化

ナレッジ検索を使用して類似回答を見つけて回答時間の簡素化が可能
指定された進捗状況に達すると、申請や承認を自動的に実行
プロジェクト管理者やメンバー同士が、作業内容を視覚的に把握

Redmine採用でベンダー依存を排除し、長期安定運用を実現

クラウドシステムの利用がむずかしい企業でも使用可能
突然のサポート終了で使用できなくなる心配がない
ソースコードを自由に改変できるため、必要な機能を追加しやすい

問い合わせ業務を効率化し
対応品質を向上したい方

お問い合わせはこちら

Contact Baseで
できること

問い合わせ業務の人的ミスを削減承認フローの効率化対応業務の脱属人化

問い合わせ業務の人的ミスを削減

問い合わせ対応における
入力ミスや記載漏れが頻発する

手動入力によるミス
対応履歴の不整合

問い合わせ内容や対応結果を手動で記録しているため、
記載ミスや漏れが発生することがあります。また、記録がバラバラで全体の対応状況が把握しづらく、チーム間での情報共有に時間がかかる問題があります。

解決

問い合わせの自動記録で
ミスの削減と対応履歴管理が可能

自動記録による正確な情報管理
チーム全体での対応状況の可視化

ContactBaseでは、問い合わせ内容を自動で記録し、
対応状況をリアルタイムで管理できます。そのため、入力ミスや漏れがなくなり、対応履歴が常に正確です。また、管理画面でチーム全体の進捗が一目で確認でき、業務効率が大幅に向上します。

承認フローの効率化

承認フローが属人的で処理が滞り、
対応が遅れる

フローの不透明さ
承認待ち時間が長い

承認フローが個人に依存しているため、担当者の不在時に処理が滞ったり、承認に必要な情報が不足していることが多く、結果的に業務全体のスピードが低下しています。

解決

承認フローを自動化し、
処理速度と正確性が向上

処理スピード向上
情報を事前収集し、ミスを防止

ContactBaseでは、承認に必要な項目を事前に設定することで、承認者への負担軽減や正確で分かりやすい回答が可能となります。
承認者もロールに複数名参加させるこで、スムーズな承認フローが行えます。承認待ちで溜まった問合せも、自動で優先度が更新され、さらに上位の承認者に自動通知されます。

対応業務の脱属人化

対応業務が特定の担当者に依存し、
業務が属人化している

特定の担当者がいないと対応不可
チーム間での業務共有が不十分

対応方法や手順が個人に依存しているため、特定の担当者が不在の場合、対応が遅れることがあります。
また、チーム内でのナレッジ共有が不足しており、新しいメンバーがすぐに対応できない問題があります。

解決

対応業務をシステム化し、
脱属人化を実現

業務フローのシステム化で誰でも対応可能
ナレッジ共有が容易に

ContactBaseでは、対応業務の手順をシステム化することで、誰でも一定の水準で対応可能になります。
また、過去の対応履歴やノウハウがデータベース化されるため、チーム全体で共有でき、新しいメンバーもスムーズに業務に取り組めます。

便利な業務改善機能も！

Contact Baseでは問い合わせに対する
回答支援機能や、テンプレートの提供、
既存の回答の検索などを行うことで、
回答作業を効率化するための
ワークフローの徹底など、様々な機能があります。

ナレッジ検索

類似回答を素早く見つけ、回答時間を短縮できます。キーワードや検索キーで範囲を絞り込み、必要な情報を的確に取得可能です。
作業フローの設定

問い合わせの進捗状況に応じて、承認や非承認の結果をチケットに反映し申請者へ通知できます。
社内外の問い合わせにも活用

エスカレーションができるため、社内外の方との連携ができ、進捗状況の可視化も可能です。

チケット連携自動処理

定型的な処理は、チケットと連携してRPAや自動処理ツールを活用できます。外部ツールの実行結果もチケットに反映ます。
データの有効活用

記録された履歴や回答データをCSV形式で出力し、可視化することができます。活用してチャットボットやFAQも作成できます。
関連作業の一元管理

ユーザーは特定の問い合わせに関連する応答履歴を表示し、関連するチケットを親チケットにリンクすることができます。

Contact Baseは
お問い合わせ業務効率化に
最適なソリューションを提供します

お問い合わせはこちら

導入事例

国内最大手通信会社様

全国自治体の健康事業を支える問い合わせ対応の強化を実現

ContactBaseを導入し、簡単操作のUIで応対者のミスを防ぎ、管理者向けの高度な画面制御を実現。個人情報保護に対応した権限設定やIP制御でセキュリティも強化。問い合わせ数増加への対応も万全で、業務効率と信頼性が大幅に向上しました。
某大手保険会社

オペレーターのミスを削減し、対応品質が向上

ContactBaseを導入することで、これまでのクラサバ画面を再現した直感的なUIを実現。ヒアリング項目の自動表示や手入力の削減により、オペレーターの負担を軽減しつつ対応品質を向上させました。また、個人情報の漏洩対策や検証環境の提供により、安全性と運用効率も大幅に向上しました。
データセンター事業社様

SLA対応を強化し、問合せ対応の漏れを削減

ContactBaseの導入により、問合せ起票時にSLA情報を自動的に添付し、対応スピードを向上。対応漏れ防止のアラート機能や、回答内容の相互チェック機能を活用することで、誤回答を防ぎつつ高品質な対応を実現しました。さらに、柔軟なメールテンプレート設定やバージョンアップに強いカスタマイズ提供により、運用負担を軽減しながら効率的なサービス提供を支援しています。

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よくある質問

Q問い合わせ内容に応じて回答の自動分類は可能ですか？

事前設定のルールベースにより、問い合わせ内容に応じた自動分類が可能です。

Q問い合わせ内容によって担当スタッフを自動割り当てることは可能ですか？

問い合わせ内容に応じてカテゴリー、状況、発生時間帯等を考慮して対応するスタッフをルールベースに従い自動割り当てすることが出来ます。

Q複数の問い合わせから同じ問題があった場合、一括で回答できますか？

はい。一括送信機能で一括回答が可能です。また、FAQにて公開することも可能です。

Q問い合わせに対する返信メールの自動化はできますか？

はい。初回問合せを判定し自動受付返信機能やテンプレート機能で効率的な返信が可能です。また、返信メールはチケットのユニークな番号を引継ぎ返信されるので、問合せが継続する場合にはその番号で継続管理されます。

Q問い合わせ内容によっては、既存の情報を参照する必要があるが情報検索はできますか？

はい。データベースやドキュメント管理機能を活用して、必要な情報の検索が可能です。

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